Theo một nghiên cứu của Sage (Mỹ), 35% tổng quỹ thời gian trung bình của một bộ phận viên chức được dành riêng cho công tác tính lương! Vậy để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống trả lương và phòng tránh sơ sót, tổ chức bạn cần bảo đảm các lệ luật sau đây:
1. Bảo đảm tính minh bạch của hệ thống lương
Một trong những cách đơn giản nhất để ngăn chặn việc “trộm” thời kì, phân loại nhầm nhân viên, sai sót trong tính thuế thu nhập cá nhân, và rất nhiều các lỗi thường gặp phải khác đó là xây dựng một chính sách lương rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cần được thông báo theo các kênh chính thống và văn bản cần được cung cấp tới toàn viên chức.
Chính sách này cũng cần làm rõ:
• viên chức được phân loại như thế nào. Phân loại sai nhóm viên chức (biên chế, giao kèo, có hưởng lương thêm giờ hay không …) có thể dẫn đến vi phạm các quy định của luật pháp về sử dụng lao động và đưa bạn vào nguy cơ bị thanh tra hoặc thậm chí là bị khởi kiện.
• Lương ngày, lương tháng, thưởng và việc tăng lương được tính toán như thế nào; Quy trình trả lương gồm những bước nào; khi nào những thay đổi về hệ thống tính lương của cơ quan được vận dụng; và đơn vị sẽ xử lý như thế nào khi xuất hiện sai sót trong việc tính lương.
2. Hạn chế tối đa các quy trình tính toán tay chân
Bạn vẫn còn tính toán lương cho nhân sự bằng tay hay đã sử dụng bảng tính Excel? Hiệp hôi bảng lương của Mỹ đã đo lường được rằng tỉ lệ sai sót trong quy trình tính toán bảng lương thủ công có thể tiêu tốn của tổ chức 1%-8% tổng số lương bổng của toàn cơ quan! Hệ thống lương của bạn càng tự động hóa bao nhiêu (với sụ tương trợ của dịch vụ tính lương đơn vị hoặc phần mêm tính lương cơ quan), sơ sót sẽ càng ít và hà bao của doanh nghiệp sẽ được sử dụng đúng với hiệu quả.
• Các hệ thống tính toán tay chân thường đưa ra các kết quả sai sót từ khâu sao chép, đối chiếu giờ làm của từng nhân sự vào bảng tính lương. Bên cạnh đó, các hệ thống như thế này dễ cho phép nhân sự có thể thao túng bằng các thủ thuật tính toán.
3. Đánh giá định kỳ các quy trình
Dù bạn có đang khai khẩn hệ thống tính lương thủ công hay tự động hóa thì bạn vẫn cần đánh giá lại quy trình này ít nhất 1 lần trong năm. Bởi vì kể cả máy móc cũng có sơ sót. Nếu những lỗi sai này không được phát hiện kịp thời, phí của bạn có thể ngày một bị đội lên. Bạn có thể trả cao hơn cho một nhân sự do lỗi sai của một phép toán, phân loại sai tình trạng thuế của một nhân sự mới, hoặc không áp dụng lương mới cho một nhân sự đã nhận được quyết định tăng lương tháng trước.
• Check lại kỹ càng tất cả các giấy má tính toán và quy trình để đảm bảo mọi thứ được tính toán đúng.
• Nếu bạn đang ứng dụng tiện ích mở mang, tích hợp phần mềm tính lương của bạn với hệ thống chấm công hay phần mềm kế toán, bạn cần đảm bảo các kết nối truyền vận chuyển dữ liệu phải hoạt động ổn định.
4. Ngăn chặn các hình thức “trộm” thời gian
“Trộm” thời gian là khi nhân sự cố tình báo cáo sai thời kì làm việc, nghỉ quá giờ, làm việc riêng trong giờ làm việc, hay nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ chấm công hộ khi đến muộn, về sớm hay kể cả nghỉ làm!
• Thay vì hệ thống chấm công bằng thẻ, để phòng ngừa gian lận, bạn có thể sử dụng thiết bị chấm công theo các tín hiệu sinh trắc học, tỉ dụ như scan dấu vân tay.
5. Luôn cập nhật các quy chế tiền lương mới nhất
Là một nhà quản lý nhân sự , việc nắm bắt các quy định mới về thang bảng lương của pháp luật là điều đặc biệt quan trọng. Nếu bạn có sử dụng các phần mềm hỗ trợ tính lương cho công ty, bạn cần đảm bảo cập nhật phiên bản mới nhất hiện hành để luôn tuân thủ đúng quy định.
• Cần đặc biệt chăm chú tới những đổi thay trong quy định về: thuế thu nhập, hỗ trợ sinh con, cách tính toán ích lợi phụ thêm và thuế cho các khoản này.
Các lỗi thường gặp về vấn đề sai sót hoặc gian lậu thường đến từ các hệ thống tính lương theo phương thức thủ công. Việc chuyển đổi hệ thống tính lương của cơ quan sang hệ thống sử dụng phần mềm chuyên biệt, hoặc một bên thứ 3 quản lý có thể giúp hệ thống trả lương của bạn đi vào quy củ hơn. Và dù bạn có quyết định đi theo hướng này hay không, thì chỉ cần luôn chắc rằng quy chế tính lương của doanh nghiệp bạn thực sự minh bạch, được thanh đánh giá định kỳ và luôn cập nhật những quy định mới nhất của pháp luật cần lao.
(Theo: hrmtoday.Com)
Đạo vào và phát triển nguồn nhân lực
Càng ngày càng có thêm nhiều bằng chứng và nhận thức rõ hơn rằng tập huấn và giáo dục là những khoản đầu tư chiến lược cốt lõi cho sự phồn vinh của dân tộc. Sự thành công vượt trội của Nhật bản, Hàn quốc, Singapo… là minh chứng hùng hồn cho thắng lợi của họ khi đầu tư vào giáo dục. Có thể nói rằng, sự cạnh tranh ngày nay giữa các quốc gia hay giữa các tổ chức bản chất là cạnh tranh về chất lượng của nguồn nhân công. Mà chất lượng của nguồn nhân công liên hệ chặt chẽ với quá trình giáo dục, tập huấn và phát triển.
I. Định nghĩa, mục đích và vai trò của huấn luyện và Phát triển:
1/ khái niệm:
"Tập huấn là quá trình cung cấp các kỹ năng cụ thể cho các mục đích cụ thể”.
Hiểu theo cách khác: "huấn luyện là những cố gắng của tổ chức được đưa ra nhằm thay đổi hành vi và thái độ của nhân viên để đáp ứng các đề nghị về hiệu quả của công tác” .
"Phát triển là quá trình chuẩn bị và cung cấp những năng lực cấp thiết cho tổ chức trong ngày mai”.
Hiểu cách khác: "Phát triển là bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho viên chức theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển”.
Tập huấn là một quá trình có hệ thống nhằm nuôi dưỡng việc tích lũy các kỹ năng, những lề luật, hành vi hay thái độ dẫn đến sự tương xứng tốt hơn giữa những đặc điểm của nhân sự và đề xuất của công việc.
Phát triển là quá trình lâu dài nhằm tăng cường năng lực và động cơ của nhân viên để biến họ thành những thành viên ngày mai quý báu của doanh nghiệp. Phát triển không chỉ gồm tập huấn mà còn cả sự nghiệp và những kinh nghiệm khác nữa.
2/ mục tiêu của huấn luyện:
Huấn luyện tự nó không phải là một mục đích, nó chỉ có thể là một dụng cụ phục vụ một mục tiêu:
·Xóa bỏ sự rối loạn chức năng do năng lực của viên chức không thích hợp với nhiệm vụ được giao.
·Giúp và / hoặc tạo điều kiện dễ dàng cho việc đạt mục đích ngắn, trung và dài hạn của cơ quan.
Đào tạo là một dụng cụ quan yếu để giải quyết các vấn đề của công ty và phát triển viên chức.
Các mục tiêu của đào tạo:
ØGiúp cho nhân viên thực hành công tác tốt hơn (nâng cao chất lượng và hiệu suất). Đáp ứng các nhu cầu của đơn vị bằng cải tiến năng lực của hàng ngũ viên chức.
ØCập nhật các kỹ năng và tri thức mới cho nhân viên. Đào tạo cho nhân sự đưa vào những cách thức làm việc mới. Cải thiện kiến thức kỹ thuật về công nghệ mới cho nhân sự. Về dài hạn, huấn luyện tạo điều kiện cho nhân viên thích ứng sâu sắc với một công nghệ mới.
ØTạo nên thái độ làm việc đúng đắn, trung thành với cơ quan.
ØPhát huy tính chủ động và ý thức trách nhiệm của viên chức.
ØTránh tình trạng quản trị lỗi thời .Đào tạo còn có thể giúp tổ chức thấy trước những thay đổi.
ØGiải quyết các vấn đề về cơ quan (giải quyết các xung đột).
ØXây dựng và củng cố nền văn hóa doanh nghịêp.
ØĐịnh hướng công việc mới cho nhân viên
ØChuẩn bị hàng ngũ cán bộquản lý chuyên môn kề cận (giúp cho nhân viên có thời cơ thăng tiến).
ØThỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân sự.
ØGiúp đơn vị thích ứng với sự đổi thay của môi trường.
Huấn luyện, phương tiện phục vụ một mục tiêu, chỉ có thể đóng tốt vai trò của nó trong một chính sách quản lý và phát triển chung về nguồn nhân công. Chính sách này phải hội nhập một cách hài hòa nhất có thể được các yếu tố kế hoạch hóa tổng số nhân sự, tiền lương , kiểm tra hiệu quả, kế hoạch nghề nghiệp và phát triển.
Thực tại, nếu chúng ta không phân biệt trước các đề nghị cho sự vận hành của đơn vị ta có thể đào tạo những đứa ở các chức danh mà sau này sẽ biến mất.
3/ Vai trò và sự cần thiết của huấn luyện và Phát triển:
A/ Vai trò:
-Huấn luyện và Phát triển nhân viên là một trong những giải pháp hăng hái tăng khả năng thích nghi của doanh nghiệp trước sự thay đổi của môi trường.
-Tập huấn và Phát triển cung cấp cho đơn vị nguồn vốn nhân sự chất lượng cao góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh. Huấn luyện được coi là một khí giới chiến lược của công ty nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh trước các đối thủ.
-Góp phần thực hành tốt chiến lược chung về viên chức của một tổ chức và cao hơn là chiến lược chung về nhân viên của quốc gia.
Hiện tại đào tạo được coi như một khoản đầu tư vào nguồn vốn nhân công của tổ chức . Các nghiên cứu cho thấy hiệu quả của những nhân viên mới được tập huấn ngang bằng với những nhân sự có kinh nghiệm. Song song đào tạo tạo ra một nguồn năng lực ngày nay và mai sau cho tổ chức. Ngày một có nhiều chứng cớ kinh tế chứng tỏ rằng việc đầu tư cho huấn luyện gắn liền với khả năng sinh lợi lâu dài và vững bền cho đơn vị.
B/ Sự cấp thiết phải huấn luyện và Phát triển :
-Là một thế tất khách quan do sự phát triển của Khoa học – Kỹ thuật.
-Sự biến đổi của xã hội diễn ra mau chóng.
-Nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có nguồn nhân lực có chất lượng cao mới tồn tại và phát triển được.
Những tồn tại trong hệ thống tập huấn ở các công ty Việt nam còn nhiều điều phải giải quyết:
-Đào tạo không gắn liền với chiến lược kinh doanh
-Không đánh giá hoặc đánh giá không đúng nhu cầu huấn luyện
-Không có chiến lược đào tạo phát triển rõ ràng
-Không xác định rõ bổn phận đào tạo thuộc về ai
-Cơ quan các khóa học không hiệu quả
-Không đánh giá kết quả huấn luyện.
Nhiều người khẳng định rằng việc tụ hội vào những tiêu pha khôn cùng to lớn cho tập huấn làm lu mờ một thực tế là phần lớn việc huấn luyện của quốc gia và các đơn vị là một sự hỗn loàn về mặt hành chánh. Thỉnh thoảng việc thực hiện huấn luyện như một hình thức để giải ngân. Điều đó được hiểu như tập huấn là vì huấn luyện chứ không vì mục đích cho chiến lược kinh doanh.
Mối liên kết giữa huấn luyện và các mục đích có vẻ là hiển nhiên, thế nhưng người ta thường hay bị cuốn hút vào các cuộc chiến tranh hàng ngày để chống lại các khủng khoảng, thành ra mà tập huấn trở thành một hoạt động chứ không phải một chiến lược .
Không phải lúc nào đào tạo cũng được nhìn nhận như một khoản đầu tư đem lại siêu lợi nhuận, mà nó cũng có những rào cản bất lợi.
VNhững bất lợi của đào tạo và Phát triển :
-Thường được xem là một phí tổn hơn là một lợi nhuận.
-Sự bám sát của đối thủ cạnh tranh để thu hút những nguồn nhân viên đã được huấn luyện.
-Về ngắn hạn người ta thường có khuynh hướng giảm số nhân viên đang đào tạo hơn là đang làm việc.
II/ Qúa trình đào tạo: Qúa trình huấn luyện được thực hiện qua 4 bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu tập huấn
Bước 2: lập mưu hoạch tập huấn
Bước 3: thực hành huấn luyện
Bước 4: đánh giá chương trình đào tạo
P5media.Vn
Để không "bí" khi giải đáp phỏng vấn xin việc làm
Nhiều người tỏ ra rất e ngại khi bước vào vòng phỏng vấn trực tiếp. Và thế là họ bị nhà tuyển dụng bóp chẹt liên tiếp bởi những câu hỏi tới tấp.
Xin giới thiệu với bạn những câu hỏi cơ bản mà hầu như trong cuộc phỏng vấn trực tiếp nào nhà phỏng vấn cũng đưa ra để bạn biết cách mà "bài binh bố trận".
1. Bạn hãy giới thiệu về bản thân mình
Đây là câu hỏi kinh điển và cực kỳ quen thuộc. Câu hỏi này thường khai mạc cho cuộc phỏng vấn. Hãy nắm ngay thời cơ này để giới thiệu về những khả năng, lề thói tốt trong nghề nghiệp của bạn... Hãy tụ hợp hướng câu nói của bạn vào công tác và những việc tác động đến nghề nghiệp. Đừng làm mất thời kì của nhà phỏng vấn bằng cách dông dài "tôi năm nay X tuổi, sinh ra tại tỉnh giấc Y, tốt nghiệp trường đại học Z...". Những thông báo này đã có trong C.V của bạn.
2.Tại sao bạn nghỉ việc ở doanh nghiệp cũ? (vì sao bạn muốn bỏ công tác ngày nay?)
Hãy cẩn thận. Đừng xem đây là cơ hội để kể tội sếp cũ. Và cũng đừng giải đáp đại loại "Tôi cần một công việc nhiều tiền hơn". Câu giải đáp lý tưởng trong trường hợp này là: "Tôi muốn tìm kiếm thêm cơ hội phát triển nghề nghiệp của mình".
3. Điểm mạnh của bạn là gì?
Hãy chỉ ra những điểm tích cực của bạn có tác động đến công tác bạn muốn xin vào. Đó có thể là những điểm hay thuộc về chuyên môn hoặc tính cách.
4. Điểm yếu của bạn là gì?
Mỗi người đều có điểm yếu. Vì thế, đừng dành quá nhiều thời gian để nói về điểm yếu của mình, nhất là những điểm yếu có thúc đẩy đến công tác. Tốt nhất là bạn nên nói về 1 hoặc 2 điểm yếu vô hại với công việc. Kiểu như "Tôi có tính hơi quá cẩn thận. Làm việc gì cũng phải chi li, kỹ lưỡng". Với mỗi điểm yếu mà bạn kể ra, hãy cho nhà tuyển dụng thấy luôn là bạn đã có sẵn điểm tốt để khắc phục điểm yếu đó. Kiểu như là: "Tính tôi quá cẩn thận. Thành thử, tôi làm việc hơi chậm. Nhưng bù lại, tôi rất nồng hậu làm thêm giờ, và chăm chỉ".
5. Bạn biết gì về cơ quan của chúng tôi?
Để giải đáp câu hỏi này, không còn cách nào khác là bạn phải tìm hiểu kỹ lưỡng về tổ chức trước khi đi phỏng vấn.
6. Tại sao bạn muốn làm việc ở đây?
Cũng giống như ý trên, bạn phải tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp và đưa ra những lý do cụ thể và thuyết phục. Tránh đưa ra những câu trả lời chung chung kiểu "Vì tôi biết cơ quan của quý vị là một doanh nghiệp lớn". Hãy giảng giải cụ thể vì sao bạn muốn làm việc cho một doanh nghiệp lớn: vì bạn muốn được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, vì bạn muốn được nâng cao chuyên môn, vì bạn muốn được thử sức mình với những dự án lớn ở một công ty lớn...
7. Vì sao chúng tôi nên nhận bạn vào vị trí tuyển dụng?
Nêu rõ những đặc điểm tích cực của bạn ăn nhập với vị trí này (chuyên môn, tính cách, thái độ...) Và những kinh nghiệm quý báu mà bạn từng có phê duyệt công tác cũ. Đừng quên dẫn thêm lời khen ngợi của sếp cũ dành cho bạn (nếu có).
8. Trong công tác cũ, bạn đã từng có thành tích gì?
Hãy nói về 2-3 dự án thành công mà bạn từng đảm nhận. Bạn có thể nói cụ thể luôn là duyệt y những dự án thành công ấy mà bạn đã được thưởng hoặc tăng lương như thế nào. Lưu ý: bạn nên chọn những dự án thành công về chất lượng hơn là nói về những dự án mà bạn đã kiếm được kha khá tiền thưởng.
9. Điều gì là động lực giúp bạn hăng say làm việc?
Lẽ thường, bạn sẽ nghĩ đến tiền thưởng, tăng lương, các quyền lợi khác mà đơn vị dành cho bạn... Sẽ ảnh hưởng bạn cố gắng làm việc. Tuy nhiên, hãy nói về thành tựu đạt được trong công việc và niềm vui của bạn khi vượt qua một thách thức. Đó mới chính là động lực... Trong sáng để giúp bạn tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng.
10. Bạn thích làm việc trong môi trường nào nhất?
Bạn đang muốn xin vào vị trí nào, hãy hướng câu trả lời đến những điều kiện làm việc tương tác đến vị trí đó. Thí dụ: Nếu vị trí tuyển dụng thiên về nghiên cứu và làm việc một mình, hãy trả lời rằng bạn hoàn toàn có thể làm việc theo nhóm, nhưng bạn thích làm việc độc lập hơn. Còn nếu vị trí bạn mong muốn được nhận vào là thường xuyên đảm đang và hoàn tất những dự án, hãy khảng khái khẳng định rằng bạn thích làm việc tập thể, và thế mạnh của bạn là có ý thức hiệp tác rất cao.
11. Tại sao bạn lại muốn công tác này?
Câu giải đáp phải cụ thể dựa vào những tiêu chí tuyển dụng của công việc. Tránh đưa ra câu giải đáp nguy hiểm kiểu "Tôi đang cần một việc làm". Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thấy được những khó khăn và tiện lợi của công việc này, và bạn thích khám phá chính mình duyệt những thử thách ấy.
12. Khi bị stress vì công tác, làm thế nào để bạn có thể vượt qua những áp lực này?
tập tành thể thao, đọc sách, xem truyện cười, vui chơi cùng bạn bè, xách xe vi vu đâu có một lúc rồi quay về công việc... Được xem là câu trả lời khôn ngoan. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng thực ra, nhà tuyển dụng có thể biết được cách bạn sẽ xử lý stress thế nào vì trong buổi phỏng vấn, ít nhiều bạn đã bị stress với những câu hỏi của nhà phỏng vấn. Bởi thế, cách tốt nhất khi trả lời phỏng vấn là hãy tĩnh tâm, trả lời rành rẽ, cẩn thận. Không nên để nhà tuyển dụng thấy được bạn "toát mồ hôi hột" vì những câu hỏi gai góc của họ.
13. Thử tưởng tượng 5 (10) năm nữa, bạn đang ở đâu nhỉ?
Hãy giải thích cho nhà phỏng vấn thấy rằng vị trí mà bạn đang dự tuyển nằm trong kế hoạch thăng tiến nghề nghiệp của bạn trong tương lai. Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy hứng thú hơn nếu họ biết được rằng trong quá trình phấn đấu để đạt được những mục tiêu ấy, bạn cũng đóng góp kha khá vào lợi ích chung của cơ quan. Một vị trí cao hơn hoàn toàn có thể là mục tiêu phấn đấu của bạn trong mai sau.
(Sưu tầm trên Internet)
