Theo một nghiên cứu của Sage (Mỹ), 35% tổng quỹ thời gian trung bình của một
bộ phận
viên
chức được dành riêng cho công tác tính lương! Vậy để tối ưu hóa
hiệu quả của hệ thống trả lương và phòng tránh sơ sót, tổ chức bạn cần bảo đảm
các lệ luật sau đây:
1. Bảo đảm tính minh bạch của hệ thống lương
Một trong những cách đơn
giản nhất để ngăn chặn việc “trộm” thời kì, phân loại nhầm nhân viên, sai sót
trong tính thuế thu nhập cá nhân, và rất nhiều các lỗi thường gặp phải khác đó
là xây dựng một chính sách lương rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cần được
thông báo theo các kênh chính thống và văn bản cần được cung cấp tới toàn viên
chức.
Chính sách này cũng cần làm rõ:
• viên chức được phân loại như thế
nào. Phân loại sai nhóm viên chức (biên chế, giao kèo, có hưởng lương thêm giờ
hay không …) có thể dẫn đến vi phạm các quy định của luật pháp về sử dụng lao
động và đưa bạn vào nguy cơ bị thanh tra hoặc thậm chí là bị khởi kiện.
•
Lương ngày, lương tháng, thưởng và việc
tăng
lương được tính toán như thế nào; Quy trình trả lương gồm những
bước nào; khi nào những thay đổi về hệ thống tính lương của cơ quan được vận
dụng; và đơn vị sẽ xử lý như thế nào khi xuất hiện sai sót trong việc tính
lương.
2. Hạn chế tối đa các quy trình tính toán tay chân
Bạn vẫn còn tính
toán lương cho nhân sự bằng tay hay đã sử dụng bảng tính Excel? Hiệp hôi
bảng
lương của Mỹ đã đo lường được rằng tỉ lệ sai sót trong quy trình
tính toán bảng lương thủ công có thể tiêu tốn của tổ chức 1%-8% tổng số lương
bổng của toàn cơ quan! Hệ thống lương của bạn càng tự động hóa bao nhiêu (với sụ
tương trợ của dịch vụ tính lương đơn vị hoặc phần mêm tính lương cơ quan), sơ
sót sẽ càng ít và hà bao của doanh nghiệp sẽ được sử dụng đúng với hiệu
quả.
• Các hệ thống tính toán tay chân thường đưa ra các kết quả sai sót từ
khâu sao chép, đối chiếu giờ làm của từng nhân sự vào bảng tính lương. Bên cạnh
đó, các hệ thống như thế này dễ cho phép nhân sự có thể thao túng bằng các thủ
thuật tính toán.
3. Đánh giá định kỳ các quy trình
Dù bạn có đang khai khẩn hệ thống
tính lương thủ công hay tự động hóa thì bạn vẫn cần đánh giá lại quy trình này
ít nhất 1 lần trong năm. Bởi vì kể cả máy móc cũng có sơ sót. Nếu những lỗi sai
này không được phát hiện kịp thời, phí của bạn có thể ngày một bị đội lên. Bạn
có thể trả cao hơn cho một nhân sự do lỗi sai của một phép toán, phân loại sai
tình trạng thuế của một nhân sự mới, hoặc không áp dụng lương mới cho một nhân
sự đã nhận được quyết định tăng lương tháng trước.
• Check lại kỹ càng tất
cả các giấy má tính toán và quy trình để đảm bảo mọi thứ được tính toán
đúng.
• Nếu bạn đang ứng dụng tiện ích mở mang, tích hợp phần mềm tính
lương của bạn với hệ thống chấm công hay phần mềm kế toán, bạn cần đảm bảo các
kết nối truyền vận chuyển dữ liệu phải hoạt động ổn định.
4. Ngăn chặn các hình thức “trộm” thời gian
“Trộm” thời gian là khi
nhân sự cố tình báo cáo sai thời kì làm việc, nghỉ quá giờ, làm việc riêng trong
giờ làm việc, hay nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ chấm công hộ khi đến muộn, về sớm hay
kể cả nghỉ làm!
• Thay vì hệ thống chấm công bằng thẻ, để phòng ngừa gian
lận, bạn có thể sử dụng thiết bị chấm công theo các tín hiệu sinh trắc học, tỉ
dụ như scan dấu vân tay.
5. Luôn cập nhật các
quy
chế tiền lương mới nhất
Là một nhà quản lý
nhân sự , việc nắm bắt
các quy định mới về thang bảng lương của pháp luật là điều đặc biệt quan trọng.
Nếu bạn có sử dụng các phần mềm hỗ trợ tính lương cho công ty, bạn cần đảm bảo
cập nhật phiên bản mới nhất hiện hành để luôn tuân thủ đúng quy định.
• Cần
đặc biệt chăm chú tới những đổi thay trong quy định về: thuế thu nhập, hỗ trợ
sinh con, cách tính toán ích lợi phụ thêm và thuế cho các khoản này.
Các lỗi thường gặp về vấn đề sai sót hoặc gian lậu thường đến từ các hệ thống
tính lương theo phương thức thủ công. Việc chuyển đổi hệ thống tính lương của cơ
quan sang hệ thống sử dụng phần mềm chuyên biệt, hoặc một bên thứ 3 quản lý có
thể giúp hệ thống trả lương của bạn đi vào quy củ hơn. Và dù bạn có quyết định
đi theo hướng này hay không, thì chỉ cần luôn chắc rằng quy chế tính lương của
doanh nghiệp bạn thực sự minh bạch, được thanh đánh giá định kỳ và luôn cập nhật
những quy định mới nhất của pháp luật cần lao.
(Theo: hrmtoday.Com)
Đạo vào và phát triển
nguồn nhân lực
Càng ngày càng có thêm nhiều bằng chứng và nhận thức rõ hơn rằng tập huấn
và giáo dục là những khoản đầu tư chiến lược cốt lõi cho sự phồn vinh của dân
tộc. Sự thành công vượt trội của Nhật bản, Hàn quốc, Singapo… là minh chứng hùng
hồn cho thắng lợi của họ khi đầu tư vào giáo dục. Có thể nói rằng, sự cạnh tranh
ngày nay giữa các quốc gia hay giữa các tổ chức bản chất là cạnh tranh về chất
lượng của nguồn nhân công. Mà chất lượng của nguồn nhân công liên hệ chặt chẽ
với quá trình giáo dục, tập huấn và phát triển.
I. Định nghĩa, mục đích và vai trò của huấn luyện và Phát triển:
1/ khái niệm:
"Tập huấn là quá trình cung cấp các kỹ năng cụ thể cho các mục đích cụ
thể”.
Hiểu theo cách khác: "huấn luyện là những cố gắng của tổ chức được đưa ra
nhằm thay đổi hành vi và thái độ của nhân viên để đáp ứng các đề nghị về hiệu
quả của công tác” .
"Phát triển là quá trình chuẩn bị và cung cấp những năng lực cấp thiết cho tổ
chức trong ngày mai”.
Hiểu cách khác: "Phát triển là bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho viên
chức theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển”.
Tập huấn là một quá trình có hệ thống nhằm nuôi dưỡng việc tích lũy các kỹ
năng, những lề luật, hành vi hay thái độ dẫn đến sự tương xứng tốt hơn giữa
những đặc điểm của nhân sự và đề xuất của công việc.
Phát triển là quá trình lâu dài nhằm tăng cường năng lực và động cơ của nhân
viên để biến họ thành những thành viên ngày mai quý báu của doanh nghiệp. Phát
triển không chỉ gồm tập huấn mà còn cả sự nghiệp và những kinh nghiệm khác
nữa.
2/ mục tiêu của huấn luyện:
Huấn luyện tự nó không phải là một mục đích, nó chỉ có thể là một dụng cụ
phục vụ một mục tiêu:
·Xóa bỏ sự rối loạn chức năng do năng lực của viên chức không thích hợp với
nhiệm vụ được giao.
·Giúp và / hoặc tạo điều kiện dễ dàng cho việc đạt mục đích ngắn, trung và
dài hạn của cơ quan.
Đào tạo là một dụng cụ quan yếu để giải quyết các vấn đề của công ty và phát
triển viên chức.
Các mục tiêu của đào tạo:
ØGiúp cho nhân viên thực hành công tác tốt hơn (nâng cao chất lượng và hiệu
suất). Đáp ứng các nhu cầu của đơn vị bằng cải tiến năng lực của hàng ngũ viên
chức.
ØCập nhật các kỹ năng và tri thức mới cho nhân viên. Đào tạo cho nhân sự đưa
vào những cách thức làm việc mới. Cải thiện kiến thức kỹ thuật về công nghệ mới
cho nhân sự. Về dài hạn, huấn luyện tạo điều kiện cho nhân viên thích ứng sâu
sắc với một công nghệ mới.
ØTạo nên thái độ làm việc đúng đắn, trung thành với cơ quan.
ØPhát huy tính chủ động và ý thức trách nhiệm của viên chức.
ØTránh tình trạng quản trị lỗi thời .Đào tạo còn có thể giúp tổ chức thấy
trước những thay đổi.
ØGiải quyết các vấn đề về cơ quan (giải quyết các xung đột).
ØXây dựng và củng cố nền văn hóa doanh nghịêp.
ØĐịnh hướng công việc mới cho nhân viên
ØChuẩn bị hàng ngũ cán bộquản lý chuyên môn kề cận (giúp cho nhân viên có
thời cơ thăng tiến).
ØThỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân sự.
ØGiúp đơn vị thích ứng với sự đổi thay của môi trường.
Huấn luyện, phương tiện phục vụ một mục tiêu, chỉ có thể đóng tốt vai trò của
nó trong một chính sách quản lý và phát triển chung về nguồn nhân công. Chính
sách này phải hội nhập một cách hài hòa nhất có thể được các yếu tố kế hoạch hóa
tổng số nhân sự, tiền lương , kiểm tra hiệu quả, kế hoạch nghề nghiệp và
phát triển.
Thực tại, nếu chúng ta không phân biệt trước các đề nghị cho sự vận hành của
đơn vị ta có thể đào tạo những đứa ở các chức danh mà sau này sẽ biến mất.
3/ Vai trò và sự cần thiết của huấn luyện và Phát triển:
A/ Vai trò:
-Huấn luyện và Phát triển
nhân viên là một
trong những giải pháp hăng hái tăng khả năng thích nghi của doanh nghiệp trước
sự thay đổi của môi trường.
-Tập huấn và Phát triển cung cấp cho đơn vị nguồn vốn nhân sự chất lượng cao
góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh. Huấn luyện được coi là một khí giới chiến
lược của công ty nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh trước các đối thủ.
-Góp phần thực hành tốt chiến lược chung về viên chức của một tổ chức và cao
hơn là chiến lược chung về nhân viên của quốc gia.
Hiện tại đào tạo được coi như một khoản đầu tư vào nguồn vốn nhân công của tổ
chức . Các nghiên cứu cho thấy hiệu quả của những nhân viên mới được tập huấn
ngang bằng với những nhân sự có kinh nghiệm. Song song đào tạo tạo ra một nguồn
năng lực ngày nay và mai sau cho tổ chức. Ngày một có nhiều chứng cớ kinh tế
chứng tỏ rằng việc đầu tư cho huấn luyện gắn liền với khả năng sinh lợi lâu dài
và vững bền cho đơn vị.
B/ Sự cấp thiết phải huấn luyện và Phát triển :
-Là một thế tất khách quan do sự phát triển của Khoa học – Kỹ thuật.
-Sự biến đổi của xã hội diễn ra mau chóng.
-Nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có nguồn nhân lực có chất lượng cao mới
tồn tại và phát triển được.
Những tồn tại trong hệ thống tập huấn ở các công ty Việt nam còn nhiều điều
phải giải quyết:
-Đào tạo không gắn liền với chiến lược kinh doanh
-Không đánh giá hoặc đánh giá không đúng nhu cầu huấn luyện
-Không có chiến lược đào tạo phát triển rõ ràng
-Không xác định rõ bổn phận đào tạo thuộc về ai
-Cơ quan các khóa học không hiệu quả
-Không đánh giá kết quả huấn luyện.
Nhiều người khẳng định rằng việc tụ hội vào những tiêu pha khôn cùng to lớn
cho tập huấn làm lu mờ một thực tế là phần lớn việc huấn luyện của quốc gia và
các đơn vị là một sự hỗn loàn về mặt hành chánh. Thỉnh thoảng việc thực hiện
huấn luyện như một hình thức để giải ngân. Điều đó được hiểu như tập huấn là vì
huấn luyện chứ không vì mục đích cho chiến lược kinh doanh.
Mối liên kết giữa huấn luyện và các mục đích có vẻ là hiển nhiên, thế nhưng
người ta thường hay bị cuốn hút vào các cuộc chiến tranh hàng ngày để chống lại
các khủng khoảng, thành ra mà tập huấn trở thành một hoạt động chứ không phải
một chiến lược .
Không phải lúc nào đào tạo cũng được nhìn nhận như một khoản đầu tư đem lại
siêu lợi nhuận, mà nó cũng có những rào cản bất lợi.
VNhững bất lợi của đào tạo và Phát triển :
-Thường được xem là một phí tổn hơn là một lợi nhuận.
-Sự bám sát của đối thủ cạnh tranh để thu hút những nguồn nhân viên đã được
huấn luyện.
-Về ngắn hạn người ta thường có khuynh hướng giảm số nhân viên đang đào tạo
hơn là đang làm việc.
II/ Qúa trình đào tạo: Qúa trình huấn luyện được thực hiện qua 4 bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu tập huấn
Bước 2: lập mưu hoạch tập huấn
Bước 3: thực hành huấn luyện
Bước 4: đánh giá chương trình đào tạo
P5media.Vn
Để không "bí" khi giải đáp phỏng vấn xin việc làm
Nhiều người tỏ ra
rất e ngại khi bước vào vòng phỏng vấn trực tiếp. Và thế là họ bị
nhà
tuyển dụng bóp chẹt liên tiếp bởi những câu hỏi tới
tấp.

Xin
giới thiệu với bạn những câu hỏi cơ bản mà hầu như trong cuộc phỏng vấn trực
tiếp nào nhà phỏng vấn cũng đưa ra để bạn biết cách mà "bài binh bố
trận".
1. Bạn hãy giới thiệu về bản thân mìnhĐây là câu
hỏi kinh điển và cực kỳ quen thuộc. Câu hỏi này thường khai mạc cho cuộc phỏng
vấn. Hãy nắm ngay thời cơ này để giới thiệu về những khả năng, lề thói tốt trong
nghề nghiệp của bạn... Hãy tụ hợp hướng câu nói của bạn vào công tác và những
việc tác động đến nghề nghiệp. Đừng làm mất thời kì của nhà phỏng vấn bằng cách
dông dài "tôi năm nay X tuổi, sinh ra tại tỉnh giấc Y, tốt nghiệp trường đại học
Z...". Những thông báo này đã có trong C.V của bạn.
2.Tại sao bạn nghỉ
việc ở doanh nghiệp cũ? (vì sao bạn muốn bỏ công tác ngày nay?)Hãy
cẩn thận. Đừng xem đây là cơ hội để kể tội sếp cũ. Và cũng đừng giải đáp đại
loại "Tôi cần một công việc nhiều tiền hơn". Câu giải đáp lý tưởng trong trường
hợp này là: "Tôi muốn tìm kiếm thêm cơ hội phát triển nghề nghiệp của
mình".
3. Điểm mạnh của bạn là gì?Hãy chỉ ra những điểm
tích cực của bạn có tác động đến công tác bạn muốn xin vào. Đó có thể là những
điểm hay thuộc về chuyên môn hoặc tính cách.
4. Điểm yếu của bạn là
gì?Mỗi người đều có điểm yếu. Vì thế, đừng dành quá nhiều thời gian
để nói về điểm yếu của mình, nhất là những điểm yếu có thúc đẩy đến công tác.
Tốt nhất là bạn nên nói về 1 hoặc 2 điểm yếu vô hại với công việc. Kiểu như "Tôi
có tính hơi quá cẩn thận. Làm việc gì cũng phải chi li, kỹ lưỡng". Với mỗi điểm
yếu mà bạn kể ra, hãy cho nhà tuyển dụng thấy luôn là bạn đã có sẵn điểm tốt để
khắc phục điểm yếu đó. Kiểu như là: "Tính tôi quá cẩn thận. Thành thử, tôi làm
việc hơi chậm. Nhưng bù lại, tôi rất nồng hậu làm thêm giờ, và chăm
chỉ".
5. Bạn biết gì về cơ quan của chúng tôi?Để giải đáp
câu hỏi này, không còn cách nào khác là bạn phải tìm hiểu kỹ lưỡng về tổ chức
trước khi đi phỏng vấn.
6. Tại sao bạn muốn làm việc ở
đây?Cũng giống như ý trên, bạn phải tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp và
đưa ra những lý do cụ thể và thuyết phục. Tránh đưa ra những câu trả lời chung
chung kiểu "Vì tôi biết cơ quan của quý vị là một doanh nghiệp lớn". Hãy giảng
giải cụ thể vì sao bạn muốn làm việc cho một doanh nghiệp lớn: vì bạn muốn được
làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, vì bạn muốn được nâng cao chuyên
môn, vì bạn muốn được thử sức mình với những dự án lớn ở một công ty
lớn...
7. Vì sao chúng tôi nên nhận bạn vào vị trí tuyển
dụng?Nêu rõ những đặc điểm tích cực của bạn ăn nhập với vị trí này
(chuyên môn, tính cách, thái độ...) Và những kinh nghiệm quý báu mà bạn từng có
phê duyệt công tác cũ. Đừng quên dẫn thêm lời khen ngợi của sếp cũ dành cho bạn
(nếu có).
8. Trong công tác cũ, bạn đã từng có thành tích
gì?Hãy nói về 2-3 dự án thành công mà bạn từng đảm nhận. Bạn có thể
nói cụ thể luôn là duyệt y những dự án thành công ấy mà bạn đã được thưởng hoặc
tăng lương như thế nào. Lưu ý: bạn nên chọn những dự
án thành công về chất lượng hơn là nói về những dự án mà bạn đã kiếm được kha
khá tiền thưởng.
9. Điều gì là động lực giúp bạn hăng say làm
việc?Lẽ thường, bạn sẽ nghĩ đến tiền thưởng, tăng lương, các quyền
lợi khác mà đơn vị dành cho bạn... Sẽ ảnh hưởng bạn cố gắng làm việc. Tuy nhiên,
hãy nói về thành tựu đạt được trong công việc và niềm vui của bạn khi vượt qua
một thách thức. Đó mới chính là động lực... Trong sáng để giúp bạn tạo được ấn
tượng với nhà tuyển dụng.
10. Bạn thích làm việc trong môi trường nào
nhất?Bạn đang muốn xin vào vị trí nào, hãy hướng câu trả lời đến
những điều kiện làm việc tương tác đến vị trí đó. Thí dụ: Nếu vị trí tuyển dụng
thiên về nghiên cứu và làm việc một mình, hãy trả lời rằng bạn hoàn toàn có thể
làm việc theo nhóm, nhưng bạn thích làm việc độc lập hơn. Còn nếu vị trí bạn
mong muốn được nhận vào là thường xuyên đảm đang và hoàn tất những dự án, hãy
khảng khái khẳng định rằng bạn thích làm việc tập thể, và thế mạnh của bạn là có
ý thức hiệp tác rất cao.
11. Tại sao bạn lại muốn công tác
này?Câu giải đáp phải cụ thể dựa vào những tiêu chí tuyển dụng của
công việc. Tránh đưa ra câu giải đáp nguy hiểm kiểu "Tôi đang cần một việc làm".
Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thấy được những khó khăn và tiện lợi của
công việc này, và bạn thích khám phá chính mình duyệt những thử thách
ấy.
12. Khi bị stress vì công tác, làm thế nào để bạn có thể vượt qua
những áp lực này?tập tành thể thao, đọc sách, xem truyện cười, vui
chơi cùng bạn bè, xách xe vi vu đâu có một lúc rồi quay về công việc... Được xem
là câu trả lời khôn ngoan. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng thực ra, nhà tuyển dụng
có thể biết được cách bạn sẽ xử lý stress thế nào vì trong buổi phỏng vấn, ít
nhiều bạn đã bị stress với những câu hỏi của nhà phỏng vấn. Bởi thế, cách tốt
nhất khi trả lời phỏng vấn là hãy tĩnh tâm, trả lời rành rẽ, cẩn thận. Không nên
để nhà tuyển dụng thấy được bạn "toát mồ hôi hột" vì những câu hỏi gai góc của
họ.
13. Thử tưởng tượng 5 (10) năm nữa, bạn đang ở đâu
nhỉ?Hãy giải thích cho nhà phỏng vấn thấy rằng vị trí mà bạn đang dự
tuyển nằm trong kế hoạch thăng tiến nghề nghiệp của bạn trong tương lai. Nhà
tuyển dụng sẽ cảm thấy hứng thú hơn nếu họ biết được rằng trong quá trình phấn
đấu để đạt được những mục tiêu ấy, bạn cũng đóng góp kha khá vào lợi ích chung
của cơ quan. Một vị trí cao hơn hoàn toàn có thể là mục tiêu phấn đấu của bạn
trong mai sau.
(Sưu tầm trên Internet)