Kiểm tra viên chức hiệu quả - Human Resources

Đánh giá viên chức hiệu quả

Kiểm tra viên chức luôn được coi là hoạt động “chẳng đặng thì đừng” – các nhà quản lý cảm thấy e dè khi phải đưa ra những kết luận kiểm tra, còn nhân sự cũng không vui vẻ gì khi phải đón nhận chúng. Vậy làm thế nào để bạn vượt qua rào cản tâm lý này?

Dù ở bất cứ cơ quan nào thì hoạt động kiểm tra công việc của nhân sự cũng nhằm ba mục tiêu chính sau đây:

- Coi xét và kết luận một cách công bằng và khách quan về việc viên chức có thực hành nhiệm vụ theo đúng các đề nghị đề ra hay không, từ đó thưởng công xứng đáng cho các cá nhân xuất sắc vì những cố gắng của họ trong công tác, đồng thời tìm ra những nhân viên yếu kém, thiếu năng lực hay chưa đích thực nỗ lực hoàn tất nhiệm vụ được phân công.

- Dựa trên sự đánh giá của cấp quản trị, nhân viên có thể đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao hiệu suất cần lao và thăng tiến trong công việc. Đó cũng là dịp để các nhân sự kiểm điểm bản thân và tối ưu hóa quy trình hoạt động của mình để hoàn tất nhiệm vụ tốt hơn.

- Phát triển các mục đích nghề nghiệp giúp viên chức theo kịp những đề nghị của một đơn vị năng động. Việc này nhằm mục đích liên quan năng lực của một nhân viên ngày nay, chứ không phải để nhân sự đó trở thành một người làm việc hiệu quả trong tương lai. Hơn nữa, ngày một nảy sinh nhiều đề nghị mới đối với công việc, do đó nhân viên phải được tạo điều kiện để phát triển cùng với công tác và đơn vị.

Bằng việc tụ họp vào 7 yếu tố dưới đây, bạn có thể chuyển hoạt động kiểm tra thành một trong những hoạt động quản trị quan yếu nhất ở tổ chức mình và đổi thay cái nhìn ác cảm của mọi người dành cho nó.

1. Xếp đặt lại các lĩnh vực mấu chốt

Hoạt động này sẽ là cơ hội tốt để các nhà quản lý và viên chức sắp đặt và kiểm tra lại các kết quả công việc cốt tử, những gì mà mọi người phải chịu bổn phận. Đối với một nhà quản lý, công việc cốt yếu đó có thể là: sinh sản, chất lượng, chi phí, an toàn, nhân sự… Đối với một kỹ sư, có thể là: sữa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt, cải tiến…

Kiểm tra công tác được xem như bước tiếp theo của cuộc phỏng vấn   tuyển dụng   . Nếu cuộc phỏng vấn   tuyển dụng   bắt đầu bằng việc nhìn nhận các nguyên tố mấu chốt của công việc và các kỹ năng cá nhân, thì hoạt động đánh giá công tác sẽ coi xét và xác định nguyên tố mấu chốt nào cần phải thay đổi, đồng thời nhân viên cần đến những kỹ năng gì để tiến hành sự thay đổi này.

2. Đánh giá công tác ngày nay của viên chức

Trên cương vị nhà quản lý, việc dành thời kì để coi xét lại hoạt động trước đây của nhân viên là bước đi cấp thiết giúp bạn hoạch định kế hoạch cho mai sau. Việc này giúp chúng ta có thể nghĩ suy và đánh giá lại mọi việc, coi xét nên kết thúc hay cứ tiếp tục như trước đây. Như vậy, hoạt động đánh giá nên là một phần của quy trình quản lý.

Hal Leavitt, giáo sư thuộc Đại học Chicago, cho rằng thái độ làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện cân xứng với mức độ chuẩn xác của các phản hồi mà họ nhận được, cả tích cực lẫn thụ động. Khi nhân sự không chắc chắc về chất lượng công việc của mình, họ sẽ thường xuyên tự đặt ra những giả thiết tồi tệ nhất, niềm tin của họ cũng sa sút và sẽ tác động xấu đến chất lượng nhiệm vụ mà họ thực thi. Có thể so sánh điều này với một vận cổ vũ: một khi không thể đếm được số cú đánh của mình, người chơi golf sẽ chỉ ra sân golf để đi bộ.

3. Bàn bạc thông báo

Hoạt động kiểm tra nên được lên kế hoạch thời gian một cách cẩn thận sao cho thích hợp với quy trình kinh doanh của tổ chức. Bạn cũng có thể sử dụng cuộc phỏng vấn kiểm tra như một dịp để luận bàn thông báo giữa các cá nhân với nhau về:

- Toàn cảnh bức tranh lớn: công ty đã hoạt động như thế nào trong suốt thời kì qua và sẽ đạt được những gì trong ngày mai.

- Những đổi thay quan trọng có thể ảnh hưởng đến từng cá nhân và toàn thể tổ chức.

- Các cơ hội kinh doanh cho tổ chức trên thị trường.

- Các kế hoạch chi tiết có ảnh hưởng đến nhân sự.

Việc trao đổi các thông báo này luôn thiết thực và có ảnh hưởng lớn đến động cơ làm việc của nhân sự.

4. Nhận ra những công việc hiệu quả hơn cả.

Thỉnh thoảng nhà quản trị dành ra quá nhiều thời gian để giải quyết mâu thuẫn nội bộ và xử lý các nhân sự có vấn đề. Hoạt động kiểm tra sẽ cho phép các nhà quản trị khôi phục lại thế thăng bằng và nhận ra ai là “người anh hùng” đích thực trong tập thể. Để tìm ra những cá nhân đó, bạn hãy nhìn lại toàn bộ viên chức để xem:

- Ai là người ít thôi việc nhất?

- Ai là người không bao giờ nói “Không”?

- Ai là người chịu được áp lực công tác?

- Ai là người hoàn tất công việc đúng hạn?

- Ai là người biểu đạt tính tiết kiệm?

- Ai là người luôn sẵn lòng giúp đỡ người khác?

- Ai là người thực sự không cho rằng bạn đã quên họ có mặt ở đó?

- Ai là người không chối từ bất kỳ công việc gì nhằm tương trợ đồng nghiệp?

- Ai là người giảm nhẹ các xung đột và xây dựng ý thức làm việc tập thể?

- Ai là người luôn tiếp tục công tác ngay cả khi lãnh đạo đi vắng?

- Ai là người tránh xa sự lừng danh?

- Ai là người không bao giờ để mếch lòng tin?

5. Xây dựng niềm tin.

Quy trình đánh giá là cơ hội đem lại cho mọi người những nhìn nhận thấu đáo về chất lượng công việc mà họ đang thực hành. Điều này sẽ chuyển thành sức mạnh và xây dựng được lòng tin của các viên chức. Để mọi người cùng nghĩ suy về những điểm mạnh http://blognhansu.Net của họ, bạn hãy đưa ra một số câu hỏi dưới đây:

- Bạn cho rằng mình hoàn thành công việc nào tốt nhất trong năm nay?

- Điều gì khiến bạn có cảm giác hứng khởi khi thực hành?

- Đâu là thời kì thoải mái nhất đối với bạn?

- Bạn cảm thấy toại nguyện nhất về điều gì?

- Bạn thực hành công việc nào nhanh nhất?

- Bạn muốn dành thêm thời gian cho công tác gì?

- Bạn nghĩ các điểm tốt của mình là gì?

6. Xây dựng mối quan hệ thân thiện giữa người sử dụng cần lao và người lao động.

Mối quan hệ chủ - thợ là mối quan hệ chủ chốt và có thúc đẩy lớn đến chất lượng công việc hoàn tất. Khi mối quan hệ này trở thành xấu đi, công việc sẽ có chiều hướng đi xuống, và ngược lại. Hoạt động đánh giá, cho nên, là một thời cơ quan yếu để bạn áp dụng một vài nỗ lực nhằm cải thiện mối quan hệ này.

7. Hoạch định cho mai sau.

Sau khi coi xét và kiểm tra hoạt động của nhân viên, bạn sẽ cần đến một kế hoạch kiểm tra mới cho tương lai. Đây là kế hoạch đánh dấu điểm kết cho quy trình kiểm tra, bao gồm:

- Những kế hoạch hành động tức thì của Cả nhà quản lý lẫn nhân viên.

- Những kế hoạch tác động đến cách thức giải quyết vấn đề để ứng phó với những lực cản của sự phát triển.

- Những kế hoạch liên quan tới những gì mà viên chức mong muốn đẩy mạnh.

- Những kế hoạch phát triển dựa trên các tiềm năng đã được nhận mặt.

- Những kế hoạch nghề nghiệp dựa trên sự tương thích giữa cơ hội của công ty và sự phát triển của viên chức.

- Những kế hoạch suốt đời.

Nhìn chung, đánh giá công tác nên là hoạt động có sự tham gia của tập thể. Không ai biết rõ công việc hơn chính những người đang thực hành nó. Bằng việc chuyển hoạt động đánh giá đơn phương thành các cuộc đàm đạo thực thụ, bạn có thể biết được những thông báo bổ ích giúp các viên chức hoàn thành công việc của mình trong ngày mai. Trước mỗi cuộc bàn bạc, bạn hãy để nhân sự tự đánh giá về bản thân mình. Dù rằng bạn có thể cho rằng các nhân sự sẽ lợi dụng việc này để đánh giá quá cao về mình, nhưng thực tế đã cho thấy viên chức thường nghiêm khắc hơn nhiều so với các nhà quản lý trong việc đánh giá này.

Hoạt động kiểm tra có thể được xem như một tác nhân kích thích lòng nhiệt thành của nhân viên. Đó là những gì mà các nhà quản trị cần thực hiện để chứng minh năng lực lãnh đạo của mình. Còn đối với viên chức, mỗi lần đánh giá là một sự kiện đáng ghi nhớ trong cuộc sống của họ. Với 7 bước trên, bạn sẽ tạo ra cho các nhân sự những ngày vui thực sự.

(Customer service manager)

Sưu tầm:  đơn xin nghỉ việc trong công ty quốc gia